Den vigtigste opgave for en lønbogholder er, at lave korrekt løn til tiden, til alle medarbejdere. Det giver et naturligt pres på lønbogholderen, og ikke mindst lønsystemet, som skal understøtte lønbogholderens arbejde og automatisere de manuelle arbejdsopgaver, som oftest er årsag til fejl.
Med det udgangspunkt har vi lanceret et nyt flow i lønkørselsprocessen, der hjælper lønbogholdere med at lave korrekt løn – nemt og hurtigt.

Overblik over lønkørselsprocessen:

Hvad betyder det nye flow i praksis?
Vi har opdelt lønkørslen i forskellige stadier, hvor man starter med at definere perioden for lønkørslen og afslutter med kontrol og ikke mindst godkendelse. Kontrolstadiet ’låser’ lønkørslen, hvor alle beregninger bliver kalkuleret, og rapporter dannet – heriblandt kladde lønsedler.

Ønsker man som lønbogholder, at generere alle lønsedler på en gang, bør man i det nye flow, fortsætte til kontrol siden med det samme og starte med at generere kladderne. Når alle lønsedler er genereret, kan man gå i gang med selve lønkørslen og påbegynde arbejdet.
Ændringer, som man efterfølgende foretager, vil kun vedrøre de enkelte lønsedler, med det resultat, at nyt download og opdatering af kladde lønsedler vil ske betydeligt hurtigere.

Lønbogholdere, der ikke gør brug af kladde lønsedler i deres arbejde, bør følge systemets lønkørselsproces, og vil opleve en markant forbedring af hastigheden.

Det er selvfølgelig stadig muligt, at se en kladde for hver enkelt lønseddel i selve lønkørslen.

Hvorfor har I lavet denne ændring?
Zenegy er et af de få lønsystemer på markedet, der giver lønbogholdere mulighed for, at downloade en fil med både alle lønsedler og alle lønsedler samlet i pdf-format på en gang. Systemmæssigt er det en tidskrævende opgave at generere en pdf fil, som kun bliver tungere med en lønkørsel, der indeholder mange lønsedler.

Ved at flytte muligheden for download af alle lønsedler til kontrol siden, og give vores kunder mulighed for selv at vælge deres egenkontrol, kan vi løfte behandlingstiden for rigtig mange, der ikke benytter sig af funktionen.
Introduktion af en kontrol side, gør det ligeledes muligt at låse lønkørslen, og give plads til at starte et nyt flow op – nemlig godkendelse.

Men det skal i nok høre meget mere om, i starten af det nye år.

Undgå fejl – nem kontrol af lønkørslen
Kontrolstadiet giver en oversigt over eventuelle fejl og advarsler i lønkørslen, og hjælper lønbogholderen med at sikre en korrekt lønudbetaling til den enkelte medarbejder.
Oversigten er grupperet således, at notifikationer er opdelt efter type og kan vises på medarbejder eller afdelingsniveau. Ydermere er der mulighed for at hente en fil med de berørte medarbejdere for hver fejl eller advarsel.

Inden godkendelse af lønkørslen, er der mulighed for at downloade betalingsrapport, regnskabsrapport, Skat og mange andre nyttige rapporter, der gør en lønbogholders arbejde mere overskueligt. Man kan også vælge at generere og hente alle lønsedler inden lønkørsel, samt kigge efter afvigelser i afvigelsesrapporten.

Afvigelsesrapporten er en af lønbogholders vigtige redskab til kontrol af tastefejl eller forskelle i løn i forhold til sidste lønkørsel. Zenegy giver mulighed for, at definere en række afvigelsesparametre (under ‘Min virksomhed’) for lønkørslen således, at lønbogholderen altid har et automatisk tjek inden godkendelse af lønkørslen.

Bedre overblik og hurtigere navigation
Et bedre overblik giver færre fejl! Vi har introduceret hurtig filtre, der gør det muligt at dykke ned i de vigtigste punkter i lønkørslen. Eksempelvis er det muligt at få vist de medarbejdere, der kører deres første lønkørsel eller har en opsigelse i den aktuelle lønkørsel.

Som tidligere nævnt, sker den endelige beregning af lønkørslen i kontrolstadiet. I tilfælde af fejl og advarsler i lønkørslen, vil man kunne gå tilbage og hurtigt filtrere på disse. Der er ligeledes tilføjet et nyt menupunkt – Notifikationer – for den enkelte medarbejder, hvor fejl og advarsler fremgår.
De nye tilføjelser på lønkladden giver lønbogholderen et bedre overblik over fejl og mangler i lønkørslen og hurtig navigation mellem data.

Brugervenlighed, overblik og løbende udvikling er nogle af de nøgleord der gør Zenegy til et moderne lønsystem, der hjælper lønbogholdere med at lave korrekt og effektiv lønkørsel – til tiden.