Tjek om du bruger for meget tid på lønadministration

Er du også træt af tunge lønprocesser, manglende overblik og masser af manuelt tastearbejde?

I mange tilfælde bruger virksomheder unødvendig meget tid på lønadministration. Alt for ofte ender det dog med, at være virksomhedens kerneopgaver, som får alt opmærksomheden i jagten på mere optimering i hverdagen. Her er det typisk lønforholdene, der bliver overset selvom det er lønadministrationen, der er en af virksomhedens mest centrale funktioner.

Kigger man historisk på lønområdet, har det heller ikke udviklet sig særlig meget teknologisk. I store hele er medarbejdere blot gået fra at modtage en lønseddel i en rudekuvert – til at modtage den elektronisk i e-boks.

Gør op med tanken “sådan plejer vi at gøre”. Giv jeres lønsystem et tjek – og stil jer kritiske overfor de eksisterende lønprocesser!

Forstå vigtigheden af digital omstilling

Det er altid en fordel at bevæge sig væk fra manuelle processer og hen imod mere digitale løsninger. Ved at udnytte nutidens digitale løsninger og værktøjer i et lønstem, kan I opnå store tidsbesparelser og få et bedre udgangspunkt for at gennemføre korrekt løn til alle virksomhedens medarbejdere hver gang.

Ved at alt løndata digitalt registreres og opbevares i lønsystemet, vil det være muligt at lave lønkørsler hurtigere og mere effektivt, hvilket er en afgørende faktor i en travl hverdag.

I Zenegy arbejder vi for at revolutionere lønmarkedet og indføre digitale arbejdsmetoder for både virksomhed og medarbejder. Vores kunder oplever markante tidsbesparelser i hverdagen med op til 30%. Læs om Hobbii.dk, der med Zenegy nu laver løn til alle medarbejdere på én dag i stedet for en uge.

Find de steder, hvor du kan automatisere

Manuel indtastning, besværlig dataindsamling og tunge processer er bare nogle få eksempler på faktorer, der kan hæmme effektiviteten i jeres lønadministration.

Derfor er det vigtigt at undersøge, hvilke lønsystemer, der bedst muligt kan automatisere jeres arbejdsprocesser. Et lønsystem med automatiseringer er med til at øge virksomhedens produktivitet og muligheden for at udbetale løn til utallige medarbejder på bare én gang. Derudover kan du altid være sikker på, at alle lønsedler bliver håndteret fuldstændig ens hver gang.

Der er en lang række arbejdsopgaver, som lønsystemer kan optimere gennem automatisering. Derfor kan det være en god ide at klarlægge, hvilke processer I bruger allermest tid på og derefter vælge det nye lønsystem. Læs mere om Zenegys digitale løsninger, og få svaret på en mere effektiv hverdag.

Få øget medarbejdernes tilfredshed

Medarbejdere har meget mere travlt end tidligere – og det gælder både på arbejdspladsen og i hjemmet. Derfor er det vigtigt at tage virksomhedens medarbejdere med i overvejelserne, når I vælger nyt lønsystem.

Zenegys medarbejder app er bare ét eksempel på en måde, hvorpå medarbejderne kan få en nemmere og mere professionel lønoplevelse. I medarbejder appen kan medarbejdere hurtigt få overblik og registrere timer, kørsel, fravær og meget mere på farten. Det gør at lønadministrationen bliver mere effektiv, da I selv slipper for at lave registreringer, da disse allerede er gemt i systemet. Derudover slipper i for en lang række mails og forespørgsler fra medarbejderne.

Virksomheder har stor gavn af tilfredse medarbejdere, som både er mere engagerede, positive og produktive. Vælg derfor et innovativt og brugervenligt lønsystem, som kan hjælpe effektiviteten og tilfredsheden godt på vej. Læs også vores blogindlæg om engagerende medarbejdere.

Lav din research

Før du går til chefen, er det vigtigt at du laver din research ordentlig. Du skal undersøge de mange forskellige lønsystemer på markedet og kig overordnet på virksomhedens behov. Sæt dig ind i, hvordan jeres nuværende lønsystem og arbejdsgange fungerer, og klarlæg hvor I har udfordringer.

Der er en lang række ting du kan undersøge. Du kan undersøge, hvilke systemer virksomheden bruger til dagligt og om disse automatisk kan kobles til det nye lønsystem. Det kan være, hvis I f.eks. bruger timeregistrerings-, vagtplanlægnings- eller bogføringssystemer. På den måde kan I integrere jeres lønsystem med alle jeres foretrukne systemer, og dermed spare tid på manuelt tastearbejde – ved at data automatisk bliver overført. Læs om Zenegys mange integrationsmuligheder her.

Det kræver heldigvis ingen større organisationsændring at skifte lønsystem. Men et nyt, moderne og digitalt lønsystem kan have store betydninger for optimeringen af jeres lønprocesser.

Forbered din pitch til chefen

Det sidste step, inden du skal overtale din chef – er at forberede dit pitch. Forbered dig godt og hav to alternative lønsystemer klar. Vurdér hvor det nye lønsystem er stærkest, og hvor du bedst muligt kan opnå tidsbesparelser og overblik. Beskriv fordelene ved det nye lønsystem og ulemperne ved det gamle – og brug fordelene, for at få solgt systemet hos din chef.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at det oftest er nemmest at forblive i allerede eksisterende rutiner. Men husk, at modstand nemt kan forhindres eller imødekommes, hvis du sætter dig i chefens sted og argumentere for vigtigheden samt fordelene ved det nye lønsystem. Fokusér på, hvad et skift i jeres lønsystem vil have af betydning i dagligdagen og hvordan det vil optimere hele virksomhedens lønadministration.

Læg vægt på, hvor afgørende det er at lønarbejdet kører så gnidningsfrit og korrekt som overhovedet muligt og opstil eventuelt en række konkrete faktorer op. Det kan være økonomiske aspekter eller tidsbesparelser, hvor du viser at den lønansvarlige kan bruge sin tid mere fornuftigt.

Du kan også læse om, hvorfor Løbeshop.dk skiftede til Zenegy Payroll – selvom den gamle leder ikke synes at det var nødvendigt.