Kom i gang med en effektiv hverdag

Bruger du unødvendigt meget tid på lønadministration?

Tunge arbejdsprocesser, manglende overblik og manuelle tasteopgaver er blandt de store syndere, der kan gøre lønarbejdet til en tung og tidskrævende opgave.

Sådan behøver det ikke at være!

Heldigvis kræves der ingen større organisations- eller systemændringer i virksomheden for at optimere lønarbejdet. Med små automatiseringer og bedre udnyttelse af de digitale systemer, opnår du størst tidsbesparelse i hverdagen. I denne guide får du værktøjer til, at få overblik over jeres nuværende setup og 4 trin til at komme i gang med at effektivisere lønadministrationen.

1. Få overblik over nuværende arbejdsprocesser

Første skridt til at optimere lønarbejdet er, at beskrive de nuværende arbejdsprocesser. Ved at udarbejde en procesbeskrivelse af de lønrelaterede opgaver i din hverdag, får du mulighed for at se opgavernes omfang og hurtigt få øje på eventuelle uhensigtsmæssigheder i arbejdsgange. Du har sandsynligvis dannet dine vaner og rutiner for hvad du gør, hvornår og hvordan, og tænker derfor ikke ret meget over opgaverne i det daglige. At få skitseret og skemalagt egne rutiner og arbejdsgange, kan derfor være en svær øvelse, og virke som en uoverskuelig opgave at komme i gang med.

Det er dog vigtigt at du prioriterer denne øvelse. En af faldgruberne når du arbejder på rutinen, er at du glemmer at forholde dig kritisk til opgavens fremgangsmåde og kan gå glip af potentielle muligheder for optimering. Ved at udarbejde procesbeskrivelser for virksomhedens lønbehandling, får du derimod opgaven på afstand og bliver mere bevist om de tidskrævende processer i din hverdag. Måske vil du allerede efter denne øvelse opdage en række arbejdsgange, der er uhensigtsmæssige og få en ide om hvor du skal starte med at optimere og effektivisere.

Sådan kommer du i gang

Den første øvelse på vejen til en mere effektiv hverdag, er en svær øvelse og det er heller ikke tilfældigt. Dette trin danner rammen for resten af optimeringsopgaven og det er vigtigt, at du tager dig god tid. Gå praktisk og slavisk til værk. Prøv at beskrive opgaver hen over en lønperiode, eksempelvis en måned, som typisk har den samme cyklus med størst spidsbelastning i dagene op til lønudbetaling. Skriv dagbog over alle dine lønrelaterede opgaver, med beskrivelse af opgavens formål og din umiddelbar løsningsmetode.

Tjekliste til beskrivelse af arbejdsprocesser:

• Input til lønnen -hvad og hvordan får du input ind fra andre afdelinger eller medarbejdere
• Behandling -hvad gør du (og evt. andre i jeres lønfunktion) med det input
• Systemer -hvilke systemer bruger I til behandling
• Godkendelse og validering -hvem godkender hvad og hvordan
• Output -hvad sker der efter lønoverførsel

I Zenegy er lønkørslen bygget således, at du meget tidligt kan påbegynde en lønkørsel for den næste periode. Det giver dig mulighed for en løbende opdatering af lønkørslen med tilgængelig data-eksempelvis registreringer og andre input til lønnen, og presset op til lønugen minimeres.

2. Input og output til løn

Sider du som bogholder, lønadministrator eller i en anden funktion inden for lønadministration, så ved du at lønbehandling starter med løn-input, som bearbejdes i en lønkladde og ender med et løn-output, som efterfølgende skal bearbejdes.

Løn-INPUT

Variabelt løn-input er alt det, der har indvirkninger på den følgende måneds lønkørsel. Det kan være alt fra timesedler, tids-og fraværsregistreringer af forskellige art, ferie, fratrædelsesgodtgørelser, udlæg, bonus, kørselsregnskab, overarbejde og meget andet. Alle disse input bliver sendt til lønadministration til behandling, og kan komme fra den enkelte medarbejder, fra forskellige afdelinger eller måske en kombination af begge. Størstedelen af effektiviseringspotentialet ligger i det variable løn-input, og det er derfor vigtigt at kigge på måden disse bliver behandlet på.

Lander de mange løn-input på en ustruktureret og sporadisk måde, kan du som lønansvarlig hurtigt miste overblikket over, hvad der skal registres og hvordan. Modtager du eksempelvis fraværsregistreringer på mail og udlægsbilag som krøllede kvitteringer, kræver det fokus og en stor mængde manuelt tastearbejde. Jo flere manuelle informationer, der skal tastes ind og bearbejdes, desto større risiko er der for fejl og stigende tidsforbrug. Læs mere om digitale registeringer

Få overblik over løn-input

Start med at få et overblik over de forskellige løn-input, som du skal bruge inden deadline, og formatet som det kommer ind på. Du vil hurtigt få et billede af de arbejdsgange, der er dine største tidsrøvere, og som du kan gå i gang med at effektivisere. Kig på om du skal indføre andre processor og retningslinjer for levering af løn-input til dig -og eventuelt i hvilket format.

En ting er sikkert, og det er fordelene ved at bevæge dig væk fra de manuelle processer, og bruge digitale værktøjer til registrering af variabelt løn-input. Du opnår langt større tidsbesparelse ved at lade eksempelvis medarbejdere registrere egne udlæg eller kørsel, hvor du samtidig har et bedre udgangspunkt for at gennemføre en korrekt lønoverførsel til tiden, uden at skulle bruge tid på at rette eventuelle fejl, i næste periodes lønkørsel. Det er vigtigt at få lagt nogle gode og effektive kontroller ind i sin lønproces. Er alt løn-input og data registreret digitalt i systemet, vil det være muligt at gennemføre et forholdsvis hurtigt og effektivt tjek af lønkørslen inden overførsel.

Med Zenegy afvigelsesrapport, kan du selv bestemme en afvigelses-margin på lønkørslen. Systemet tjekker for afvigelser sammenlignet med seneste lønoverførsel og adviserer dig om ændringer, som du skal være opmærksom på for at sikre at overførslen er korrekt. Derudover kan du hente en lang række rapporter (SKAT-, bogførings-, lønkørsel-, betalingsrapport og mange andre) samt kladde lønsedler, som gør det overskueligt at kontrollere lønkørslen med henblik på minimering af fejl.

Løn-OUTPUT

Løn-output i virksomheden er angivet som det, der sker efter du har overført lønnen. Det er lønoverførsel til dine medarbejderne og indbetalinger til pensionsselskaber, SKAT, feriekonti, ATP, barselsfonde etc. Typisk sker disse overførsler helt automatisk, hvis det er sat op mellem dit lønsystem og din bank. Løn-output skal ligeledes leveres til regnskabsafdelingen og bearbejdes. Hvis du bruger dine ressourcer på at indsamle løn-output data til specifikke rapporter, eller formater, som skal bruges i jeres økonomisystem – kan der være tid at spare ved at kigge på muligheder for automatisk overførsel af data mellem løn- og økonomisystemet.

Et digitalt lønsystem med åbent API gør det muligt, at forbinde lønsystemet til andre systemer og værktøjer, som bruges i virksomheden. Typisk vil der ikke være behov for manuel eksport af løn-output til et regnskabssystem. Overførslen af data sker automatisk mellem jeres systemer, og regnskabsafdelingen kan efterfølgende gå videre med behandling af løndata direkte fra økonomisystemet. Endnu større optimeringspotentiale findes i muligheden for, at forbinde flere værktøjer til lønsystemet, hvor data kan leveres til og fra lønsystemet. Afhængig af jeres type af virksomhed er det ikke uvant, at bruge forskellige værktøjer til optimeringen af virksomhedens funktioner. Det gælder eksempelvis timeregistrerings-, vagtplanlægnings-, produktivitets- og HR systemer etc.

I Zenegy er der en lang række API integrationer til bogføringssystemer og andre systemer, som kan forbindes, så du kan arbejde på tværs af alle jeres systemer.

Se alle app integrationer

3. Kortlæg løn og giv dig selv et forspring

Vær forberedt på ændringer internt i virksomheden og i markedet og giv dig selv et forspring tidligt i lønprocessen. Ønsker du at forbedre og effektiviserer dine løn- og arbejdsprocesser fremadrettet, er det vigtigt at få struktureret så mange lønopgaver som muligt. Udarbejd et måneds- og årshjul – og hold den opdateret løbende med de forhold som du kender til. På den måde kan du bedre få overblik over opgaver der venter forud, så du altid er forberedt på de mest belastede perioder.

Udarbejd et månedshjul – lønprocessen er ofte identisk fra måned til måned

Ved at udarbejde et månedshjul vil du kunne definere dine faste rutiner og specifikke arbejdsopgaver for måneden, så lønprocessen bliver nemmere. Du får her muligheden for at lægge kontroller ind af input-data, så tidligt i processen som muligt, så du ikke behøver at varetage alle de administrative opgaver sidst på måneden. Med månedshjulet kan du beskrive de forskellige måneder og de tilhørende aktiviteter detaljeret. Det gør, at du i fremtiden kan bruge hjulet som en tjekliste og på den måde arbejde mere effektivt og mindske risikoen for fejl.

Udarbejd et årshjul – der er både interne og eksterne forhold, som påvirker lønkørslen

Mange stabsfunktioner, inklusiv lønadministration, kan drage fordel af at oprette et årshjul, da hjulet givet et komplet og unikt overblik. Ved at udarbejde årshjulet, hjælper du dig selv med at indsamle alle de interne og eksterne forhold, som har en påvirkning på lønkørslen. I hjulet noterer du alle gentagne hændelser i virksomheden og andre generelle forhold, som gentages hvert år – så du hurtigt og effektivt kan få overblik over årets vigtigste opgaver.

De interne forhold kunne eksempelvis være årlige lønreguleringer eller bonusudbetalinger i virksomheden, som ligger fast hvert år. Derudover kan der være tale om eksterne forhold, som ændringer i overenskomsten, nye satser fra det offentlige, etc. Ved at udarbejde et årshjul med alle hændelser, får du et overblik over de forhold, som du skal være særlig opmærksom på i løbet af året, og kan bruge det til at planlægge din tid fremadrettet.

4. Udnyt de digitale muligheder

Det er måske ikke uvant for jeres virksomhed, at kigge ind i digitalisering med henblik på at effektivisere eksisterende arbejdsprocesser i virksomheden. Desværre er lønfunktionen ikke et område der ligger først for, når der skal kigges nærmere på muligheder og bliver oftest overset, når virksomheder har for mål at digitalisere og effektivisere arbejdsprocesserne.

Du har sikkert allerede fået øjnene op for det store optimeringspotentiale der ligger i lønfunktionen, hvis du har gennemført de første trin. Moderne lønsystemer har fokus på lige netop dette, og tilbyder en lang række tidsbesparende løsninger, som de gamle lønsystemer har svært ved at implementere.

Giv derfor dit lønsystem et tjek og stil dig kritisk overfor de eksisterende processer. Gør op med mottoet; “sådan plejer vi at gøre”. Der kan nemlig være værdifuld tid at spare ved, at lade systemerne varetage de manuelle arbejdsgange. Det kan være alt fra de oplagte funktioner som, at kunne integrere til eksisterende værktøjer til de mindre detaljer i lønsystemet, der gør lønkørslen og hverdagen nem og automatiseret.

Efter de første øvelser i denne guide, får du et godt udgangspunkt for at klarlægge dine ønsker og behov for at få en effektiv hverdag, og du er dermed bedre rustet til at udfordre jeres nuværende løsning og eventuelt efterspørge fleksible løsninger hos andre lønsystemer.

Tag en snak med Zenegys konsulenter om jeres behov og muligheder med Zenegy Payroll. Kom i gang med Zenegy her

I Zenegy arbejder vi for at indføre en digital hverdag og en effektiv arbejdsmetode for både lønadministrator og medarbejder. Vores kunder, som inkluderer både mindre og større virksomheder, oplever en markant tidsbesparelse i hverdagen ved at skifte til lønsystem til Zenegy, hvor både bedre overblik og automatisering af manuelle processer, resulterer i en tidsbesparelse på op til 30%.

Du behøver heller ikke at implementere dyre IT løsninger for at tilpasse løsningen til virksomhedens behov. I Zenegy er alle funktioner tilvalg i opsætningen, som nemt kan ændres i virksomhedsprofilen, hvis der sker ændringer i virksomheden.

Funktioner, som vores kunder er særligt glade for:

• Masseopdatering af løndata
• Digitale registreringer
• Godkendelsesflow
• Afvigelsesrapporter
• Digitale dokumenter
• Medarbejder app
• Interaktiv løn
• Realtids data i lønkladden

Mere effektivitet med Zenegy løn og HR

Dine arbejdsopgaver og -processer kan blive endnu mere effektive, hvis flere funktioner samles under én platform. Zenegy har en lang række løsninger til at gøre det administrative arbejde mere tidsbesparende.

Zenegy er et moderne løn- og HR system, der gør det nemt og overskueligt for virksomhedens lønfunktion at administrere løn og HR opgaver. Vores moderne og brugervenlige system optimerer og automatiserer virksomhedens manuelle opgaver, så du kan fokusere på de værdiskabende opgaver i dagligdagen.

Zenegy Medarbejder App giver medarbejderne en langt bedre lønoplevelse, og mulighed for indblik og overblik over egne lønforhold. Det betyder at langt størstedelen af spørgsmål og anmodninger kan klares af medarbejderen selv, og medfører store tidsbesparelser for lønadministrator.

At alle registreringer foregår digitalt for både virksomhed og medarbejder, gør at du ikke længere vil modtage en masse mails og spørgsmål fra medarbejdere omkring deres lønforhold som eksempelvis deres feriesaldo, fravær, timeregistrering og meget mere. Med en 100% digital Medarbejder App slipper du for manuelt tastearbejde, fejl eller mistede bilag, udlæg, kvitteringer og fakturaer.

Zenegy HR er et godt supplement til lønfunktionen, og giver jeres virksomhed digital personaleadministration, med mulighed for bedre deling og opbevaring af dokumenter, overblik over fravær, administration af udleverede enheder og adgange for en nemmere og mere strømlinet onboarding, og andet.

Læs mere om Zenegy HR her eller kontakt os for en snak om jeres ønsker og behov for optimering.

Kontakt os eller skriv dig op til en gratis konto og hør mere om hvordan din nuværende lønadministration kan optimeres med Zenegy.